Wie man Buchhaltungssoftware für ein Ecommerce-Unternehmen auswählt

Die Gründung eines Ecommerce-Unternehmens kann ein aufregendes Abenteuer sein, vergleichbar mit einer Achterbahnfahrt, die bei jeder Kurve einen Adrenalinschub bietet.

Von dem Moment an, in dem Dein Produkt auf den Markt kommt, bis zum triumphierenden "Cha-Ching" Deines ersten verdienten Dollars, ist es eine aufregende Erfahrung.

Die finanzielle Aspekte Deines Unternehmens zu verwalten, ist jedoch eine Herausforderung.

In diesem Artikel werden wir die Bedeutung der Buchhaltung im Ecommerce diskutieren und wie sie Deinem Unternehmen langfristig zugutekommen kann.

Folge uns, um herauszufinden, wie Du Buchhaltungssoftware für Dein Ecommerce-Unternehmen auswählen kannst.

Warum ist die Buchhaltung im Ecommerce wichtig?

Die Ecommerce-Buchhaltung bezieht sich auf das Sammeln, Organisieren, Auswerten und Berichten von finanziellen Daten, die mit Deinem Unternehmen zusammenhängen.

Sie beschränkt sich jedoch nicht auf alltägliche Aufgaben wie Buchführung, Lagerverwaltung und Steuererklärung.

Sie umfasst auch strategischere Aktivitäten wie das Erstellen und Analysieren von Berichten, um das Wachstum Deines Unternehmens zu erleichtern.

Es gibt mehrere entscheidende Gründe, warum Du diese Fähigkeit beherrschen solltest:

1. Eine genaue Buchführung ermöglicht es Dir zu verstehen, welche Produkte oder Dienstleistungen den größten Gewinn generieren. Sie hilft Dir, Dich auf das zu konzentrieren, was funktioniert, und auf das zu verzichten, was nicht funktioniert.

2. Steuergesetze für den Ecommerce können komplex sein, mit Umsatzsteuer, Einkommensteuer und internationalen Steuerüberlegungen. Eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet, dass Du alle deine steuerlichen Verpflichtungen erfüllst, und kann Dir helfen, Deine Steuerlast zu minimieren.

3. Wenn Du externe Finanzierung oder Kredite suchst, verlangen Investoren und Kreditgeber gut organisierte Finanzberichte. Zuverlässige Buchführung schafft Vertrauen und erhöht Deine Chancen, Finanzierung zu erhalten.

4. Ein klares finanzielles Bild Deines Ecommerce-Geschäfts ist entscheidend für die strategische Planung. Es ermöglicht Dir, realistische Ziele zu setzen, Ressourcen effizient zuzuweisen und Dein Geschäft auszubauen.

Funktionen, auf die du bei Ecommerce-Buchhaltungssoftware achten solltest

Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware für Ecommerce solltest Du nach Funktionen suchen, die sich mit den spezifischen Anforderungen Deines Online-Geschäfts in Einklang bringen lassen.

1. Ecommerce-Integration

Für Online-Verkäufer ist es besonders wichtig, dass die Software nahtlos mit Deinen Ecommerce-Plattformen integriert ist und eine automatische Datensynchronisation ermöglicht, einschließlich Verkäufen, Rückerstattungen und Lageraktualisierungen.

• Shopify-Integration: Diese Integration synchronisiert automatisch Shopify-Verkaufsdaten, einschließlich Bestellungen, Kunden und Lagerbeständen, mit Deiner Buchhaltungssoftware. Sie unterstützt auch mehrere Verkaufskanäle.
• Amazon-Integration: Diese Integration vereinfacht die Nachverfolgung von Amazon-Verkäufen, indem sie Bestelldetails, Gebühren und Kundeninformationen abruft.
• WooCommerce-Integration: Wenn Deine Ecommerce-Website auf WooCommerce basiert (einem WordPress-Plugin), sollte diese Integration Bestelldaten, Lageraktualisierungen und Kundeninformationen synchronisieren.
• BigCommerce-Integration: Wenn Du BigCommerce für Deinen Online-Shop verwendest, ist die Auswahl von Buchhaltungssoftware, die nativ integriert oder Drittanbieter-Verbindungen bietet, wichtig. Diese Integration sollte die automatische Übertragung von Bestellinformationen und Lagerbeständen ermöglichen.
• Unterstützung für mehrere Plattformen: Wenn Du Produkte auf mehreren Ecommerce-Plattformen verkaufst, ist es am besten, Buchhaltungssoftware zu verwenden, die mit verschiedenen Plattformen integriert. Dies ermöglicht es Dir, Deine finanziellen Daten zu konsolidieren und genaue Aufzeichnungen zu führen.

2. Integration von Zahlungsgateways

Die Integration mit beliebten Zahlungsgateways ist entscheidend für reibungslose Transaktionsabwicklung und die allgemeine Kundenzufriedenheit.

Diese Integration sollte die automatische Erfassung von Verkäufen, Rückerstattungen und Zahlungsabwicklungsgebühren erleichtern.

• PayPal-Integration: Die Integration von Buchhaltungssoftware mit PayPal macht die Abstimmung einfacher und automatisiert die Erfassung von Transaktionen, Gebühren und Rückerstattungen.
• Stripe-Integration: Die Integration mit Stripe ermöglicht das automatische Importieren von Zahlungsdaten in Deine Buchhaltungssoftware, einschließlich Kreditkartentransaktionen und Gebühren.
• Square-Integration: Wenn Du Square für Zahlungen im Laden und online verwendest, wähle Buchhaltungssoftware, die sich mit Deinem Square-Konto integrieren kann. Dadurch kannst Du Zahlungsdetails und Gebühren an einem Ort erfassen.

3. Lagerverwaltung

Effektive Ecommerce-Buchhaltungssoftware muss über Inventarverwaltungs- und Auftragsverfolgungsfunktionen verfügen, um Lagerbestände zu überwachen, Verkäufe zu verfolgen und Bestellungen effizient zu verwalten.

• Echtzeit-Inventarverfolgung: Das System passt automatisch Deine Lagerbestände an, um diese Veränderungen beim Verkauf von Produkten widerzuspiegeln.
• Unterstützung für mehrere Lager: Wenn Du von mehreren Standorten oder Lagern aus operierst, stelle sicher, dass die Software Dir ermöglicht, Lagerbestände effizient über diese verschiedenen Punkte hinweg zu verwalten.
• Produktvarianten und Bundles: Die Software sollte diese Konfigurationen unterstützen und die Inventarbestände für jede Option genau berechnen, wenn du Produkte mit Farb- oder Größenvarianten oder Bündeln verkaufst.
• Nachbestellpunkte und Benachrichtigungen: Stelle sicher, dass dir nie der Lagerbestand ausgeht, indem du Nachbestellpunkte für deine Produkte festlegst. Erhalte Benachrichtigungen oder Mitteilungen, wenn die Lagerbestände die festgelegten Nachbestellpunkte erreichen oder unterschreiten.
• Berechnung der Kosten der verkauften Waren (COGS): Eine genaue Berechnung der COGS ist entscheidend, um die Rentabilität deiner Produkte zu verstehen. Die Software sollte die COGS automatisch auf Basis von Lagerbewegungen und Einkaufskosten berechnen.
• Inventurbewertungsmethoden: Verschiedene Unternehmen können verschiedene Inventurbewertungsmethoden wie FIFO, LIFO und gewichteter Durchschnitt verwenden. Stelle sicher, dass die Buchhaltungssoftware die bevorzugte Bewertungsmethode unterstützt.

Funktionen zur Auftragsverfolgung

• Verwaltung von Verkaufsaufträgen: Die Software sollte es Dir ermöglichen, Verkaufsaufträge zu erstellen und zu verwalten, was wichtig ist, um Kundenanfragen zu verfolgen, Rückstände zu verwalten und eine rechtzeitige Erfüllung sicherzustellen.
• Kundendaten: Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, sollte die Software deren Versandadresse, Kontaktdaten und Bestellhistorie erfassen und speichern.
• Auftragsabwicklung: Es ist entscheidend, den Status jeder Bestellung von der Zahlungsabwicklung bis zur Lieferung zu verfolgen, um Einblick in die Bearbeitungszeiten zu geben und die Erwartungen der Kunden zu managen.
• Rücksendungen und Rückerstattungen: Stelle sicher, dass die Buchhaltungssoftware Rücksendungen und Rückerstattungen effizient bearbeitet, indem sie zurückgegebene Produkte erfasst und Rückerstattungen an Kunden ausstellt.
• Integration von Verkaufskanälen: Deine Software sollte Bestellungen in einem Dashboard zentralisieren, um die Verwaltung zu vereinfachen, wenn Du Produkte über mehrere Vertriebskanäle verkaufst.
• Versandintegration: Die Integration mit Versanddiensten und -trägern (z. B. FedEx, UPS, USPS) kann die Generierung von Versandetiketten und die Aktualisierung von Versandinformationen automatisieren und so die Auftragsabwicklung weiter vereinfachen.
• Auftragsverlauf und Berichte: Zugriff auf umfassenden Auftragsverlauf und Generierung von Berichten, die Einblicke in die Verkaufsleistung bieten, einschließlich Umsatztrends, bestverkaufter Produkte und Kundenverhalten.

4. Steuerkonformität

Ecommerce-Unternehmen stehen oft vor komplexen Steuerpflichten, einschließlich Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Einkommensteuer.

Deshalb musst Du sicherstellen, dass die Software über Steuerautomatisierungsfunktionen verfügt.

Dies wird dir dabei helfen, Steuern genau zu berechnen und einzuziehen sowie Steuerberichte zur Einhaltung der Vorschriften zu erstellen.

Steuerberichterstattungsfunktionen im Ecommerce

• Automatisierung der Umsatzsteuer: Suche nach Buchhaltungssoftware, die Umsatzsteuerberechnungen automatisieren kann, basierend auf dem Standort Deiner Kunden und den von Dir verkauften Produkten. Das System sollte auch auf dem Laufenden bleiben hinsichtlich Änderungen der Steuersätze und -regeln in verschiedenen Gerichtsbarkeiten.
• Unterstützung für mehrere Gerichtsbarkeiten: Ecommerce-Unternehmen verkaufen oft an Kunden in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern. Stelle sicher, dass Deine Buchhaltungssoftware mehrfache Steueranforderungen, einschließlich der Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer (Value Added Tax, VAT) und der Güter- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) bewältigen kann.
• Steuerberichterstattung nach Standort: Die Software sollte Umsatzsteuerberichte nach Standort generieren, um die Einreichung genauer Steuererklärungen in jeder Gerichtsbarkeit zu erleichtern. Diese Funktion ist entscheidend für Unternehmen, die sich an Steuervorschriften auf Bundesstaats- oder Regionaler Ebene halten müssen.
• Einreichung und Abführung: Einige Buchhaltungssoftwarelösungen können Umsatzsteuerzahlungen direkt an Steuerbehörden einreichen und abführen. Dadurch wird der Steuererfüllungsprozess optimiert und das Risiko von Fehlern reduziert.

Funktionen zur Steuerkonformität

• Verwaltung von Steuerbefreiungszertifikaten: Wenn Du an steuerbefreite Kunden verkaufst, sollte Deine Buchhaltungssoftware die Verwaltung von Befreiungszertifikaten unterstützen und sicherstellen, dass Du unbeabsichtigt keine Steuern an befreite Einrichtungen erhebst.
• Audit Trails: Halte einen detaillierten Prüfpfad von steuerbezogenen Transaktionen und Berechnungen aufrecht, da er eine klare Historie steuerbezogener Aktivitäten bietet.
• Integration mit Steuerdiensten: Einige Buchhaltungssoftware kann sich mit Drittanbieter-Steuer-Compliance-Diensten integrieren, mit Echtzeit-Updates von Steuersätzen und Einhaltung sich ändernder Steuervorschriften.
• Automatische Aktualisierungen von Steuersätzen: Stelle sicher, dass die Software Steuersätze und -regeln automatisch aktualisiert, um gesetzliche Änderungen widerzuspiegeln. Diese Funktion ist entscheidend, um die Einhaltung zu gewährleisten, da sich Steuergesetze weiterentwickeln.
• Steuerberichterstattung für verschiedene Verkaufskanäle: Wenn Du über verschiedene Verkaufskanäle verkaufst (z. B. Online-Shops oder Marktplätze), sollte Deine Software Steuerdaten in einen einzigen Bericht zusammenfassen, um die Steuererklärung zu vereinfachen.
• Steuerbefreiungen und Gutschriften: Die Software sollte die Identifizierung und Anwendung von Steuerbefreiungen, Gutschriften oder Anreizen unterstützen, die in bestimmten Gerichtsbarkeiten verfügbar sind, um Dir dabei zu helfen, Deine Steuerlast legal zu reduzieren.

5. Finanzberichterstattung

Umfassende finanzielle Berichterstattung ist entscheidend, um die Leistung Deines Ecommerce-Geschäfts zu verstehen.

Suche nach Software, die anpassbare Berichte bietet, um wichtige Kennzahlen zu analysieren, wie Umsatztrends, Gewinnmargen und Lagerumschlag.

Finanzmanagementfunktionen

• Cashflow-Management: Ecommerce-Unternehmen sehen oft Schwankungen im Cashflow aufgrund von Saisonalität oder Werbezeiträumen. Deine Buchhaltungssoftware sollte Dir bei der Prognose des Cashflows helfen, die Liquidität überwachen und sicherstellen, dass Du genügend Arbeitskapital hast, um reibungslos zu arbeiten.
• Ausgabenverfolgung: Die Verfolgung von Ausgaben zur Kostenkontrolle und Optimierung der Rentabilität ist entscheidend. Dein Buchhaltungssystem sollte es Dir ermöglichen, Ausgaben effizient zu kategorisieren und zu analysieren, um Bereiche zu identifizieren, in denen Du Kosten reduzieren kannst.
• Analyse der Gewinnmarge: Du solltest regelmäßig die Rentabilität und Preisgestaltung von Produkten analysieren, wobei die Buchhaltungssoftware Einblicke sowohl in einzelne Produkte als auch in die Gesamtgewinnmargen des Unternehmens bietet.
• Finanzberichterstattung: Eine umfassende finanzielle Berichterstattung ist für Entscheidungen unerlässlich. Suche nach Software, die anpassbare Berichte bietet, um wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) zu bewerten und Trends zu analysieren.
• Budgetierung und Prognosen: Die Planung für zukünftiges Wachstum und die Festlegung finanzieller Ziele sind entscheidend. Einige Buchhaltungssoftwarelösungen bieten Budgetierungs- und Prognosefunktionen, um Dir bei der Erstellung finanzieller Prognosen zu helfen.

Kosten- und Preisstrukturen

Zuletzt, aber sicherlich nicht weniger wichtig, ist bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware für Ecommerce-Unternehmen dein Budget von entscheidender Bedeutung. 

Lass uns die verschiedenen Preismodelle genauer betrachten:

1. Abo-basierte Preise

In diesem Modell zahlst Du eine wiederkehrende Gebühr (monatlich oder jährlich), um auf die Software und ihre Funktionen zugreifen zu können. Die Abonnementgebühr kann je nach Software-Tarif oder Anzahl der Benutzer variieren.

2. Staffelpreise

Buchhaltungssoftware gibt es oft in mehreren Tarifen oder Plänen, von denen jeder verschiedene Funktionen und Fähigkeiten bietet. Höhere Tarife enthalten in der Regel fortgeschrittenere Funktionen und können größere Transaktionsvolumina bewältigen.

Die Kosten steigen, wenn Du zu höheren Tarifen wechselst.

3. Zusatzmodule und Erweiterungen

Einige Buchhaltungssoftware ermöglicht es Dir, Zusatzmodule oder Erweiterungen zu erwerben, um die Funktionalität der Kernsoftware zu erweitern.

Diese können Funktionen wie Gehaltsabrechnung, erweiterte Berichterstattung oder Lagerverwaltung umfassen. Achte auf die Kosten, die mit diesen Erweiterungen verbunden sind.

4. Benutzerbasierte Preise

Einige Buchhaltungssoftware berechnet die Kosten pro Benutzer. Wenn mehrere Teammitglieder Zugriff auf die Software benötigen, kann sich dies auf Deine Gesamtkosten auswirken.

Überlege, ob die Software Benutzerberechtigungen und -rollen bietet, um den Zugriff zu steuern.

5. Transaktionsbasierte Preise

Manchmal, insbesondere für kleinere Unternehmen oder Start-ups, findest Du Buchhaltungssoftware, die basierend auf der Anzahl der Transaktionen oder Rechnungen, die Du verarbeitest, abrechnet. Dies kann eine kostengünstige Lösung für Unternehmen mit geringem Transaktionsvolumen sein.

6. Kostenlose Buchhaltungssoftware

Es gibt verschiedene kostenlose Optionen, die jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen oder Skalierbarkeit aufweisen können. Überlege, ob eine kostenlose Lösung Deinen Anforderungen entspricht, bevor Du kostenpflichtige Optionen in Betracht ziehst.

Abonnement gegen einmalige Zahlungsmodelle

Die Wahl zwischen Abonnement- und Einmalzahlungsmodellen hängt von deinem Budget, langfristigen Plänen und persönlichen Vorlieben ab. Hier sind einige Überlegungen:

Abonnementmodelle bieten Flexibilität und Zugang zu kontinuierlichem Support und Updates.

Gleichzeitig bieten Einmalzahlungen Eigentum und potenzielle langfristige Kosteneinsparungen.

Bei der Entscheidung solltest Du Dein Budget, Skalierungsanforderungen und die für Deinen Betrieb wesentlichen Funktionen berücksichtigen.

Tipps zur Suche nach kostengünstiger Buchhaltungssoftware

✔️ Mit den Grundlagen beginnen: Wenn Du ein begrenztes Budget hast, erwäge den Einstieg mit einem Buchhaltungssoftware-Plan, der die wesentlichen Funktionen abdeckt. Wenn Dein Unternehmen wächst, kannst Du zu einem Plan mit höherem Tarif und erweiterter Funktionalität aufrüsten.

✔️ Nutze kostenlose Testversionen: Verwende die kostenlose Testversion, um die Eignung der Software für Dein Unternehmen zu testen, bevor Du Dich für ein Abonnement entscheidest.

✔️ Betrachte Cloud-basierte Lösungen: Cloud-basierte Buchhaltungssoftware beseitigt die Notwendigkeit teurer lokal installierter Infrastruktur und Software-Updates. Normalerweise zahlst Du nur für das Abonnement und etwaige Zusatzmodule, die Du benötigst.

✔️ Übersieh die Skalierbarkeit nicht: Wähle eine Software, die mit Deinem Unternehmen skalieren kann. Dies verhindert die Notwendigkeit für häufige Softwareänderungen oder Migrationen, wenn Dein Transaktionsvolumen zunimmt.

✔️ Berücksichtige die Gesamtkosten: Bei der Bewertung der Kosten solltest Du nicht nur die Abonnement- oder Lizenzgebühren berücksichtigen, sondern auch zusätzliche Kosten wie Schulung, Integration und Support.

Bevor Du Dich auf die gewünschte Buchhaltungssoftware festlegst, hier ist eine Liste von Fragen, die Du durchgehen solltest:

Zusammenfassung

Wie wählt man Buchhaltungssoftware für ein Ecommerce-Unternehmen aus?

Es handelt sich nicht nur um eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch um eine strategische Entscheidung, die die Effizienz und Rentabilität Deines Ecommerce-Geschäfts erheblich beeinflussen kann.

Indem Du Software auswählst, die den spezifischen Anforderungen und Zielen Deines Unternehmens entspricht, kannst Du Dein Ecommerce-Unternehmen für langfristigen Erfolg in einem stark umkämpften Online-Markt positionieren.

Ebenso ist die Entscheidung, in die Expansion Deines Unternehmens zu investieren, ein strategischer Schritt, der im Laufe der Zeit erhebliche Renditen bringen kann.

Dein Geschäftspotenzial mit Myos freischalten

Wenn Du auf der Suche nach Finanzierung und einem Wachstumspartner bist, bietet Myos eine ideale Lösung.

Als führender Anbieter von Asset-basierten Finanzierungen im Vereinigten Königreich bietet Myos Finanzierungsoptionen von 10.000€ bis 2.500.000€, maßgeschneidert für Unternehmen jeder Größe.

Unsere anpassungsfähigen Finanzierungslösungen haben zahlreichen Unternehmen geholfen, ihr Wachstum zu beschleunigen und beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.

Um herauszufinden, wie Myos Deinem Unternehmen beim Wachstum helfen kann, melde Dich heute an und erhalte ein kostenloses, unverbindliches Angebot!

FAQ

Was ist die beste Buchhaltungssoftware für Ecommerce?

Es gibt zahlreiche Ecommerce-Buchhaltungssoftware zur Auswahl, wobei Xero, Multiview ERP, Wave Accounting, Kashoo, Acumatica Cloud ERP und Sage Intacct zu den beliebtesten gehören.

Welche Rolle spielt die Skalierbarkeit bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware?

Die Skalierbarkeit ist entscheidend, wenn Dein Ecommerce-Geschäft wächst. Stelle sicher, dass die Software erhöhte Datenmengen und Komplexität bewältigen kann und sich an die sich entwickelnden Anforderungen Deines Unternehmens anpassen kann.

Welche wichtigen Funktionen sollte man bei Ecommerce-Buchhaltungssoftware beachten?

Zu den wesentlichen Funktionen gehören die Integration mit Deiner Ecommerce-Plattform, die Lagerverwaltung, Echtzeit-Steuerberechnungen und benutzerfreundliche Benutzeroberflächen.